Ihre Wurzeln hat sie im ehemaligen Lippischen Landesarchiv, das seit dem Mittelalter existierte. Im Jahr 1947 wurde das bis dahin selbständige Land Lippe in das Bundesland Nordrhein-Westfalen eingegliedert. Damit verbunden war die Bildung des Regierungsbezirks Detmold, der aus dem Zusammenschluss Lippes mit dem ehemaligen preußischen Regierungsbezirk Minden resultierte. Zunächst war das Archiv für die neue Regierung zuständig, doch seine Kompetenzen wurden 1955 auf alle Landesbehörden im Regierungsbezirk ausgedehnt. 1957 wurde es – neben Düsseldorf und Münster – drittes Staatsarchiv in Nordrhein-Westfalen.

Das Staatsarchiv konnte 1963 in einen neu errichteten Zweckbau umziehen und die Archivbestände sachgerecht lagern. In das Haus übernommen wurden die bis dahin im Staatsarchiv Münster lagernden Akten staatlicher Behörden aus dem ehemaligen Regierungsbezirk Minden ab 1816. Aus dem Detmolder Haus wurde 1964 ein Doppelarchiv: Durch Angliederung des neu eingerichteten Personenstandsarchivs Westfalen-Lippe erhielt das Staatsarchiv eine bedeutsame Erweiterung. Seither ist Detmold auch ein gefragter Anlaufpunkt für Familienforscherinnen und -forscher.

Zeitlich umfassen die Bestände annähernd 800 Jahre ostwestfälisch-lippischer Geschichte und reichen vom Mittelalter bis in die Gegenwart. Sie gliedern sich in vier Hauptgruppen:

Land Lippe

Das frühere lippische Landesarchiv bildet den Kernbestand der heutigen Abteilung Ostwestfalen-Lippe. Von der untersten Ebene bis zur Ministerialsphäre und der Justiz ist das Verwaltungshandeln eines deutschen Kleinstaates seit dem ausgehenden 15. Jahrhundert nahezu vollständig dokumentiert. Aus der Überlieferung der in der Reformationszeit aufgelösten Klöster in Lippe stammt die älteste Urkunde aus dem Jahr 1207. Dazu kommen das lippische Landtagsarchiv, die Akten der Hofbehörden und die des Reichsstatthalters für Lippe und Schaumburg-Lippe, das Archiv des westfälischen Grafenkollegiums und die Reichskammergerichtsakten. Mit den Akten der NSDAP-Kreisleitungen Lemgo, Detmold und Lippe besitzt das LAV eine umfassende Überlieferung aus der sonst schlecht dokumentierten Mittelinstanz zwischen Gau- und Ortsgruppenleitung.

Regierung Minden und Detmold

Zum Bestand Minden gehören die Akten der preußischen Regierung Minden sowie sämtlicher innerhalb dieses Bezirks gelegenen Verwaltungs- und Justizbehörden. Die Überlieferung setzt 1816 ein und endet 1947. Dazu gehören zum Teil auch Akten der Kreis-, Amts- und Gemeindeverwaltungen. Die Unterlagen von staatlichen Behörden und Einrichtungen, die nach 1947 weiter existierten oder neu eingerichtet wurden, bilden die jüngste Bestandsgruppe „Regierungsbezirk Detmold“. Nicht zu vergessen sind die Polizeibehörden, die Justiz sowie die Gesundheits- und Sozialverwaltung. Hinzu kommen Akten von Bundesbehörden wie der Finanz- und Arbeitsverwaltung. Karten und Pläne ergänzen diese Überlieferungen. Durch Behördenablieferungen werden diese Bestände regelmäßig erweitert.

Sammlungen

Zur Ergänzung des Archivguts staatlicher Herkunft pflegt die Abteilung Ostwestfalen-Lippe seine Sammlungen. Dazu gehören die Nachlässe wichtiger Persönlichkeiten, Bilder von Personen, Gebäuden und Ereignissen, Plakate und Flugschriften. Übernommen werden auch Vereins- und Firmenarchive, die für die Region bedeutsam sind. Auch die privaten Adelsarchive in Lippe befinden sich als Deposita in der Abteilung Ostwestfalen-Lippe.

Personenstandsarchiv

Das Personenstandsarchiv verwaltet die personenstandsrechtlichen Überlieferungen aus ganz Westfalen und Lippe, d.h. aus den Regierungsbezirken Arnsberg, Detmold und Münster. Dazu gehören im Wesentlichen Kirchenbuchduplikate für die Zeit von 1779 bis 1875, französisch-rechtliche Zivilstandsregister von 1808-1814, Juden- und Dissidentenregister von 1808-1876 sowie die standesamtlichen Nebenregister (Zweitbücher) für die Jahre seit 1874/76.